How to Create and Manage Offline Reservations

Offline reservations allow you to record bookings received outside online travel platforms, such as phone calls, WhatsApp, Instagram, your own website, walk-in guests, or repeat customers. Once added, these bookings appear alongside your OTA reservations in the Unified Calendar, helping you manage availability from one place and avoid double bookings.

Before You Begin

Make sure you are logged in to your Homeyhuts account and have access to the property for which you want to create the reservation.

How to Create an Offline Reservation

Step 1: Open the Host Control Centre

• Log in to your Homeyhuts account.
• Click the three-line menu in the top-right corner.
• Select Host Control Centre.

Step 2: Open the Calendar

Navigate to the Calendar from your dashboard.

Step 3: Start an Offline Booking

There are two ways to create an offline reservation:

Option 1: Create a Booking from the Calendar

• Click on the desired check-in date for the property.
• Select Create Offline Booking.

Option 2: Use the Create Offline Booking Button

• Click Create Offline Booking at the top of the Calendar.
• Select the property for which you want to create the reservation.

Step 4: Enter Guest Details

Provide the guest's information:

• Guest name
• Mobile number
• Email address (optional)

Step 5: Enter Reservation Details

Fill in the reservation details, including:

• Check-in date
• Check-out date
• Number of guests
• Check-in time
• Check-out time

Step 6: Add Payment Details

Enter the booking amount.

If you've already received an advance payment, record it in the booking.

Step 7: Upload Guest ID (Optional)

You can upload the guest's ID proof while creating the reservation or add it later before check-in.

Step 8: Save the Reservation

Review the booking details and click Save.

Your offline reservation will immediately appear in your Unified Calendar alongside your OTA bookings, ensuring your availability remains up to date across all connected platforms.

Managing an Offline Reservation

You can update or manage an offline reservation at any time.

Edit a Reservation

Open the reservation from the Calendar or the Reservations section, update the required details, and save your changes.

Cancel a Reservation

If the booking is cancelled:

• Open the reservation.
• Click Cancel Booking.
• Update the payment or refund details if required.

Once cancelled, the blocked dates become available again across Homeyhuts and all connected OTAs.

View All Reservations

You can view and manage both offline and OTA bookings anytime from the Reservations section.

Why Use Offline Reservations?

Recording offline reservations helps you:

• Keep all bookings in one place.
• Prevent double bookings across connected OTAs.
• Maintain an accurate occupancy calendar.
• Track direct booking revenue.
• Manage guest details and payments from a single platform.

Pro Tip

Create an offline reservation as soon as you confirm a booking with a guest. This immediately blocks the dates in your Unified Calendar and keeps availability synchronized across all connected booking platforms.

🎥 Watch the Tutorial (Web): https://youtu.be/WkwwdRpMXqo 

🎥 Watch the Tutorial (Mobile): https://youtu.be/NLOyOvEQWuM